1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest OFI-DETAL spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Kielcach, ul. Bohaterów Warszawy 6 lok. 7G, 25-394 Kielce, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Kielcach, X Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000429713, NIP 959 194 91 59, REGON 260623923 (dalej: „Administrator”).
W sprawach dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem: e-mailowo – biuro@ofi-detal.pl, telefonicznie – 604 258 572, lub pisemnie na adres siedziby.
2. Jakie dane przetwarzamy
- Dane podane w formularzu kontaktowym, w wiadomości e-mail lub podczas rozmowy telefonicznej: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, temat i treść wiadomości oraz inne dane, które zdecydujesz się przekazać.
- Dane techniczne zapisywane automatycznie przez serwer podczas korzystania z Serwisu (logi): adres IP, data i godzina żądania, adres odwiedzanej podstrony, typ przeglądarki i systemu.
- Dane Klientów i ich kontrahentów przetwarzane w ramach zawartych umów o świadczenie usług księgowych, kadrowo-płacowych i wirtualnego biura – zasady ich przetwarzania określają odrębne umowy, w tym umowy powierzenia przetwarzania danych.
Nie prosimy przez formularz o dane szczególnych kategorii (np. o stanie zdrowia). Prosimy nie przesyłać ich tą drogą.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
- Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy), a w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji).
- Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Wypełnienie obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i rachunkowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu (logi serwera) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Wyświetlanie treści zewnętrznych (mapa Google), statystyki odwiedzin i działania marketingowe z użyciem cookies – wyłącznie na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej). Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie w „Ustawieniach cookies”.
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie będziemy mogli odpowiedzieć na zapytanie ani zawrzeć umowy.
4. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu działalności, na podstawie umów powierzenia przetwarzania i tylko w niezbędnym zakresie:
- Vercel Inc. (USA) – hosting Serwisu i obsługa formularza,
- Resend (USA) – techniczna wysyłka wiadomości z formularza kontaktowego na skrzynkę Administratora,
- Google Ireland Limited – wyłącznie po wyrażeniu zgody: mapa Google (cookies funkcjonalne) oraz Google Analytics (cookies analityczne, jeżeli są włączone),
- dostawcy poczty elektronicznej, usług IT i oprogramowania księgowego Administratora,
- podmioty świadczące usługi prawne, pocztowe i kurierskie – gdy jest to potrzebne do realizacji umowy.
Dane mogą zostać udostępnione także organom publicznym, jeżeli wynika to z przepisów prawa.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Vercel Inc. i Resend mają siedziby w Stanach Zjednoczonych, a Google Ireland Limited może przekazywać dane spółce Google LLC w USA. Przekazanie danych do USA odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework (wskazani dostawcy są w nim certyfikowani) oraz – dodatkowo – standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, kontaktując się z Administratorem.
6. Jak długo przechowujemy dane
- Dane z zapytań, które nie zakończyły się zawarciem umowy – przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej wniesiesz skuteczny sprzeciw.
- Dane Klientów – przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu do upływu terminów przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat, a dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – 3 lata).
- Dokumenty księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).
- Logi serwera – nie dłużej niż 30 dni, chyba że są potrzebne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa.
- Dane zbierane za pomocą cookies – do czasu wycofania zgody lub wygaśnięcia plików, zgodnie z Polityką cookies.
7. Twoje prawa
- prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
- prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO),
- prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO),
- prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
- prawo do przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy (art. 20 RODO),
- prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
- prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO),
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.
Aby skorzystać z praw, napisz na adres biuro@ofi-detal.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania.
8. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne w sposób zautomatyzowany. Profilowanie w celach marketingowych może mieć miejsce wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe.
9. Pliki cookies
Serwis stosuje pliki cookies niezbędne do działania strony, a pliki funkcjonalne, analityczne i marketingowe – wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze. Szczegółową listę plików, ich cele i czas przechowywania zawiera Polityka cookies. Zgodę możesz zmienić w każdej chwili, klikając „Ustawienia cookies” w stopce strony.
10. Bezpieczeństwo
Serwis jest udostępniany wyłącznie przez szyfrowane połączenie HTTPS. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym ograniczenie dostępu do danych do upoważnionych osób.
11. Zmiany Polityki prywatności
Polityka może być aktualizowana, np. w związku ze zmianą przepisów lub funkcji Serwisu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie wraz z datą ostatniej zmiany.